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办公室学(15

2018-07-11 16:28

  为了准确统计到会人数,证实到会情况和保证会议安全,会务组在参会人员进入会场时一般要组织签到。有些会议只有达到法定人数才能召开,否则会议通过的决议无效,如党代会、人代会等。会议签到也是一个必不可少的环节。

  现实中有不少签到方法,比较常见的有两种:一种是参会人员在会务组事先准备好的签到簿上签到。这种签到簿一般有姓名、工作单位、职务、联系方式、房间号等栏目。这种方式的优点是直观明了、操作简单,便于保存和查找,缺点是比较费时费力,人数多时操作比较困难,一般只适用于中小型会议。另一种是参会人员进入会场时,只要把签到卡放入签到机,签到机就会立即将参会人员基本信息传到中心,然后将签到卡退还本人。这种方式先进、快捷,一般在一些大型会议中采用。此外,还有一些会议并不需要签到,只要参会人员凭会议通知、出席证或其他证件就可以直接参会。有的单位内部会议,由于大家彼此都很熟悉,可以简化程序,由办公室工作人员在事先准备好的参会名单上画钩即可。

  根据会议费管理相关规定,在报销会议费时应当提供实际参会人员签到表,所以凡是涉及财务报销的,都要妥善保管好实际参会人员签到表等原始材料。

  大多数会议,在会前都会摆好座签。由于参会人员对会场可能不熟悉,仍需要引导他们对号入座。尤其是一些大型会议,更是如此。开会入场时,一般比较拥挤,而且会务人员也是有限的,很可能顾此失彼,为此可以事先印制席次图发给参会人员,或在会场门口张贴座位示意图。

  要提前与相关人员联系,掌握好主席台领导的到会情况,防止主席台领导未按时到会情况的发生;万一临时有变化,要及时调整座次和座签,避免主席台领导席空缺。在会议开始时,要引导主席台领导统一入场就座。

  会议性质、内容、规格不同,对会议材料发放的要求也会不一样。有的会议材料,可以在报到时连同《会议手册》等材料一并提前发给参会人员,也可以在开会签到时发给参会人员,还可以在开会前将这些会议资料直接摆放到参会人员座位上。有的会议材料则需要在会中再分发,这时需要将会务人员分派到各组,分头负责每组材料的分发和回收。这种需要回收的文件材料,一般要在文件右上角标明收文人和收文时间,并做好登记。对于这种材料,一定要保证全部收回,不得遗失。

  在正式开会时,会场跟外界也不应是完全隔绝的,会务人员在这个过程中要发挥联系内外、传递信息的作用。例如,单位有紧急文件需要领导批阅、有关部门有急事需要找参会人员、参会人员所负责的业务工作有紧急问题需要处理,等等,都需要会务人员联系沟通。当然,在会议进行过程中,只要不是特别紧急的事情,可以先记下相关内容,等待会议结束或中间休息时再转交给当事人;如果有人有急事来访,这时会务人员可先安排来人在会议室外等候,然后再用递纸条等合适方式告知当事人来处理。在开会过程中,要时刻关注主席台情况,安排专门会务人员在附近随时待命。

  有些会议安排了大会发言,虽然主持人会根据主持词进行引导,但是作为会务人员也要在现场进行协调衔接。比如,前一位发言人在讲话时,要提醒下一位发言人做好准备,并及时带领这位发言人到发言席附近等候。一定要防止上一位发言人发言结束后,下一位发言人未能及时上场这类问题的发生。个别时候,会议发言顺序或发言人可能会临时调整,这也需要会务人员协助做好衔接沟通工作,确保会议发言有条不紊地进行。会场上,随时都有可能发生各种意想不到的情况,这就要求会务人员高度集中注意力,随机应变,冷静处理。